41 Secretaresse 2 Algemene kenmerken De functie van Secretaresse 2 komt in diverse instellingen voor. De zwaarte van de functie is afhankelijk van de complexiteit van de werkzaamheden en de mate van zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten. Doel van de f unct ie Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met betrekking tot secretariële/organisatorische activiteiten. Organisat orische positie De Secretaresse 2 ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De Secretaresse 2 geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen aan één of enkele medewerker(s). Resultaat gebieden  Correspondentie en stukken opstellen en verwerken  Verricht tekstverwerkingswerkzaamheden aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen naar bij te zoeken gegevens voorkomen;  Stelt op en verwerkt zelfstandig correspondentie en andere bescheiden aan de hand van aanwijzingen met betrekking tot de inhoud (mededelingen, verzoeken om informatie en dergelijke);  Handelt de correspondentie (kopiëren, registreren, distribueren en/of verzenden) en documenten (bijvoorbeeld het grafisch vormgeven met behulp van daarvoor bestemde software) af; Resultaat  Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen. : Correspondentie en stukken zijn opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na Fiat van de leidinggevende/ opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen. Overlegmomenten realiseren en organiseren  Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;  Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor door het opstellen van de agenda en maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;  Maakt afspraken voor de leidinggevende en (eventueel) de medewerkers, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken; Resultaat  Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op. juiste gegevens beschikbaar zijn. Informatie verstrekken Resultaat  Neemt inkomende telefoongesprekken aan voor de afdeling en handelt deze gesprekken zoveel mogelijk zelfstandig af (informatie verstrekken, doorverbinden). : Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de leidinggevende/afdeling zo min mogelijk belast wordt. : Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig dat deze correct en adequaat verlopen en de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening 2014 - 2016 158 Pagina 157

Pagina 159

Interactieve online relatiemagazine, deze uitgave of clubblad is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online maken van digitale clubmagazines.

CAO WMD Lees publicatie 10Home