42 Secretaresse 3 Algemene kenmerken De functie van Secretaresse 3 komt in diverse instellingen voor. De zwaarte van de functie is afhankelijk van de complexiteit van de werkzaamheden en de mate van zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten. Doel van de f unct ie Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met betrekking tot secretariële/organisatorische activiteiten. Organisat orische positie De Secretaresse 3 ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De Secretaresse 3 geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen aan één of enkele medewerker(s). Resultaat gebieden Correspondentie, verslagen, samenvattingen en notities opstellen en verwerken  Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen;  Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen en neemt die acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen;  Bereidt (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren en bewerken en verwerken van relevant materiaal; Resultaat : Correspondentie, verslagen, samenvattingen, notities et cetera opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na Fiat van de leidinggevende/betreffende opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen. Werkprocessen faciliteren  Organiseert en voert het secretariaat van bestuurs-/directievergaderingen, alsmede secretariaten van commissies, overleg- en werkgroepen;  Beheert en bewaakt de agenda van de directie;  Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten. Bereidt besluiten voor, eventueel in samenwerking met anderen en verzorgt informatie hieromtrent;  Ontvangt bezoekers;  Fungeert als eerste aanspreekpunt van leidinggevenden/ directie ten behoeve van in- en externe relaties; Resultaat  Neemt deel aan werkoverleg. gegevens beschikbaar zijn. Collega's aansturen  Coördineert en bewaakt de voortgang van de dagelijkse werkzaamheden en controleert de uitvoering en kwaliteit van de werkzaamheden;  Geeft inhoudelijke aanwijzingen aan collega's. CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening 2014 - 2016 160 : Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat deze correct en adequaat verlopen en de juiste  Beoordeelt inkomende post/stukken op het belang van overleg of besluitvorming en handelt waar mogelijk deze post/stukken af. Pagina 159

Pagina 161

Heeft u een PDF, modernmedia of e-rapporten? Gebruik Online Touch: relatiemagazine van papier naar digitaal converteren.

CAO WMD Lees publicatie 10Home