Jeugdzorg 2014 - 2015 65. SECRETARIAATSMEDEWERKER B Algemene kenmerken voorziening/afdeling/functie De functie van Secretariaatsmedewerker B komt voor bij diverse organisaties. De functionaris biedt ondersteuning op secretarieel en organisatorisch gebied. Doel van de functie Het bieden van secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de leidinggevende(n) en medewerkers van de afdeling. Organisatorische positie De Secretariaatsmedewerker B ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdecling waarbinnen de functie is gepositioneerd en ontvangt operationele aanwijzingen van die medewerkers waarvoor werkzaamheden worden verricht. De Secretariaatsmedewerker B geeft zelf geen leiding aan anderen. Hoofdactiviteiten − Het verrichten van typewerkzaamheden aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen naar bij te zoeken gegevens voorkomen. − Het afhandelen van de correspondentie (kopiëren, registreren, distribueren en /of verzenden) en documenten (bijvoorbeeld het grafisch vormgeven met behulp van daarvoor bestemde software). − Het maken van afspraken ten behoeve van de leidinggevende en (eventueel) de medewerkers, het bewaken van de agenda en het attenderen op gemaakte afspraken. − Het verrichten van archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen. − Het op orde houden en bewaken van de cliëntendossiers. − Het aannemen van inkomende telefoongesprekken voor de afdeling en het zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen van deze gesprekken (informatie verstrekken, doorverbinden). − Het notuleren van deze bijeenkomsten, het maken van verslagen en /of samenvattingen en het bewaken van de afhandeling van besluiten en het opstellen van planningen. − Het voorbereiden van bijeenkomsten /vergaderingen door het concipiëren van de agenda en het gereed maken en distribueren van vergaderstukken. − Het organiseren, in overleg met betrokkene(n), van in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen. − Het zelfstandig concipiëren en verwerken van correspondentie en andere bescheiden aan de hand van aanwijzingen met betrekking tot de inhoud (mededelingen, verzoeken om informatie en dergelijke). − Het selecteren van de inkomende post naar prioriteit, het eventueel bijzoeken van dossiers /stukken en het ter afhandeling voorleggen van de stukken aan de betreffende medewerker. 277 van 345 Pagina 340
Pagina 342Scoor meer met een online shop in uw clubbladen. Velen gingen u voor en publiceerden clubbladen online.
CAO jeugdzorg 2014 - 2015 Lees publicatie 10Home